Que se soit pour survivre, croître ou s’adapter aux circonstances, les organismes réorientent tant soit peu, au fil du temps, leur mission et leurs champs d’activités. Par nécessité, cette réorganisation s’effectue assez rapidement sur le terrain et dans le feu de l’action. Cependant, les changements aux lettres patentes, statuts et règlements qui devraient s’ensuivre ne suscitent généralement pas le même empressement. C’est pour procéder à cette mise à jour indispensable que le Cercle de l’amitié avait convoqué une assemblée générale extraordinaire le 3 décembre dernier.
Quarante membres se sont déplacés pour délibérer des modifications à apporter aux documents définissant le fonctionnement de l’organisme et lui garantissant une existence légale. Ces ajustements se justifiaient notamment par les nouvelles exigences, désormais plus contraignantes, du gouvernement fédéral à l’endroit des organismes sans but lucratif. Les municipalités, desquelles le Cercle de l’amitié reçoit du financement pour ses garderies, ont récemment décidé de s’inspirer d’Ottawa en la matière et le gouvernement provincial pourrait emboîter le pas au cours des deux ou trois prochaines années.
Les lettres patentes du Cercle de l’amitié ont fait l’objet des premières attentions de l’assemblée. D’abord le nom : les francophones qui ne connaissent pas l’histoire de l’organisme seront peut-être surpris d’apprendre qu’il s’appelait officiellement « Cercle de l’amitié Brampton-Malton ». Afin d’être plus inclusif et de mieux refléter la réalité, les membres ont appuyé l’élimination de toute référence à un territoire dans le nom. Une définition plus détaillée des rapports entre les administrateurs et l’organisme a également été adoptée afin d’assurer une plus grande transparence. Un autre changement qui a retenu l’attention de l’assemblée concerne la liquidation des actifs en cas de dissolution du Cercle de l’amitié. L’Association canadienne-française de l’Ontario était auparavant désignée comme seule bénéficiaire mais les membres ont décidé de faire de tout organisme sans but lucratif exerçant ses activités exclusivement en Ontario un bénéficiaire potentiel.
Les statuts et règlements nécessitaient également d’être revampés. Quelques changements au vocabulaire ont été adoptés sans problème mais d’autres modifications ont suscité une plus grande attention, voire un peu de controverse. La difficulté à rassembler suffisamment de gens lors des assemblées générales avait conduit à la proposition visant à diminuer le quorum de 25 à 15 membres. Longuement débattue, cette proposition fut finalement rejetée, l’assemblée jugeant que le quorum actuel était nécessaire pour assurer une bonne représentativité et le renouvellement du conseil d’administration. Un autre changement notable, celui-là facilement accepté, consistait à inclure, parmi les moyens de convocation d’une assemblée, les courriels et la remise en main propre.
Les membres étaient très intéressés à faire connaître leurs opinions et leurs suggestions. Même si un consensus s’est parfois avéré un peu difficile à atteindre, le Cercle de l’amitié s’est néanmoins acquitté de sa tâche d’être conforme aux attentes des gouvernements afin de poursuivre son mandat.
Photo : Quarante membres ont examiné les changements qui leur étaient proposés.